ใบสมัครงานตาม PDPA เป็นเรื่องที่ฝ่าย HR หรือทรัพยากรบุคคลในทุกองค์กรต่างกำลังให้ความสนใจไปยังเรื่องนี้ เนื่องจากพ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลมีผลบังคับใช้ในช่วงเดือนมิถุนายน ปี 2565 ที่กำลังจะถึงในอีกไม่กี่เดือนข้างหน้า หากองค์กรไหนไม่ปฏิบัติตาม อาจได้รับโทษทางกฎหมายทั้งจำทั้งปรับ และส่งผลกระทบต่อชื่อเสียงขององค์กรในระยะยาวอีกด้วย
การบังคับใช้ของกฎหมาย PDPA นี้ย่อมส่งผลต่อทุกแผนกในองค์กรที่เก็บข้อมูลส่วนบุคคลไว้ ซึ่งฝ่าย HR ที่เป็นแหล่งรวบรวมข้อมูลพนักงานก็เช่นกัน และสิ่งหนึ่งที่เหล่า HR กังวลเป็นอย่างมากก็คือ กระบวนการเสาะหาพนักงาน ที่ต้องเกี่ยวข้องกับข้อมูลส่วนบุคคลตั้งแต่การทำใบสมัคร โดยวันนี้ทาง Openpdpa จะมาแชร์สาระความรู้เกี่ยวกับ ใบสมัครงานที่ถูกกฎหมายพ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูล ว่าเป็นอย่างไร และควรมีอะไรบ้างในใบสมัครนี้
มารู้จักประเภทของข้อมูลส่วนบุคคลกันก่อนเริ่มทำใบสมัครงานตาม PDPA
ข้อมูลส่วนบุคคล คือข้อมูลที่สามารถระบุ หรือบ่งบอกถึงตัวตนของเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลนั้นได้ไม่ว่าจะทางตรง หรือทางอ้อม แต่ข้อมูลนี้ไม่รวมข้อมูลของผู้ที่เสียชีวิตแล้ว หรือ ข้อมูลของนิติบุคคล เช่น บริษัท มูลนิธิ สมาคม องค์กร โดยข้อมูลส่วนบุคคลนี้ สามารถแบ่งออกได้เป็น 2 ประเภทได้แก่ ข้อมูลส่วนบุคคล (Personal Data) หรือ ข้อมูลส่วนบุคคลทั่วไป และ ข้อมูลส่วนบุคคลที่อ่อนไหว (Sensitive Personal Data) หรือ ข้อมูลส่วนบุคคลที่ละเอียดอ่อน
HR เก็บข้อมูลอะไร จาก ใบสมัครงานตาม PDPA ได้บ้างนะ
หลังจากที่รู้จักข้อมูลส่วนบุคคลไปเบื้องต้นแล้ว หลายท่านกังวลว่าจะเก็บข้อมูลผู้สมัครอย่างไรดีให้ถูกกฎหมายพ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ซึ่งทางเราขอแนะนำ HR ให้เก็บเฉพาะข้อมูลส่วนบุคคลทั่วไปอาทิ ชื่อ-นามสกุล อายุ ข้อมูลติดต่อ ประวัติการศึกษา และการทำงาน ส่วนหากต้องการเก็บข้อมูลส่วนบุคคลที่อ่อนไหวอาจจะต้องมี การขอความยินยอม หรือทำ Consent form เพื่อแจ้งวัตถุประสงค์ในการเก็บและใช้ข้อมูลส่วนนี้เป็นลายลักษณ์อักษรอย่างชัดเจน
แล้วสิทธิ์ของผู้สมัคร ?! มีอะไรบ้างที่ HR ต้องพึงรู้
นอกเหนือจากการเก็บข้อมูลผู้สมัครแล้ว การให้สิทธิ์เจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล แก่ผู้สมัครก็เป็นเรื่องที่ HR ต้องใส่ใจเหมือนกัน เพราะในใบสมัครต้องระบุไว้ชัดเจนว่าผู้สมัครมีสิทธิ์ที่จะทำอะไรกับใบสมัครบ้าง อาทิ เพิกถอน, ขอเข้าถึง, ขอแก้ไข, ขอให้ลบ, ขอโอนย้าย, คัดค้าน, และขอระงับ ข้อมูลส่วนบุคคลที่ทาง HR เก็บไปจากใบสมัคร ซึ่งถ้าทาง HR ไม่ได้ระบุในสิ่งนี้ ผู้สมัครอาจจะทำการฟ้องร้องทางองค์กรทำให้เกิดความเสื่อมเสียทั้งทางด้านทรัพยากรและชื่อเสียงได้
ทำ ใบสมัครงานตาม PDPA แล้ว ต้องทำ Privacy Notice ด้วย
นอกจากใบสมัครที่ต้องทำให้ถูกพ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลแล้ว ควรมีการทำ ประกาศความเป็นส่วนตัว (Privacy Notice) เพื่อให้ผู้สมัครรู้ว่า ทางบริษัทจะเก็บข้อมูลอะไร เก็บไปวัตถุประสงค์อันใดบ้าง สิทธิ์ของเจ้าของข้อมูล(ผู้สมัคร) ระยะเวลาในการเก็บ และรายละเอียดติดต่อผู้ควบคุมข้อมูลส่วนนี้ เพื่อให้ผู้สมัครทราบถึงรายละเอียดการจัดเก็บข้อมูล
หากใครอยากทราบว่ากฎหมาย PDPA เกี่ยวข้องกับงาน HR ส่วนอื่น ๆ ได้อย่างไร สามารถติดตามได้ที่ PDPA for HR งานฝ่ายบุคคลฯ กับ พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล
“อย่าลืม!! ทำลายข้อมูลผู้สมัคร หลังจากประกาศผลไปแล้วทันที” ด้วยความหวังดีจาก Openpdpa.org
